レポート

エビデンス管理の課題と対策
—コンプライアンス強化と記録の利活用に向けて—
(電子記録応用基盤研究会
ケース指向管理ハンドブック制作WG 活動報告)
JIPDEC 電子情報利活用研究部
客員研究員 木村 道弘

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電子記録を取り巻く環境の変化

 電子記録応用基盤研究会では、これまでに、電子記録管理要件の抽出、電子記録を保管するためのシステム(電子記録管理システムアーキテクチャ)の調査、ケース指向管理(ケースマネジメント)の調査・検討、パッケージ構造の検討、記録管理の成熟度モデル調査、ケース指向管理の導入ガイド策定などを行ってきた。これらの活動の締括りとして、本WGでは2014年度、電子記録管理に関する現状を再認識するとともに、特にガバナンス問題の一端である電子記録の証拠性確保に関する課題を整理し、その処方箋を報告書にまとめた。
 政府の検討している規制緩和により、今後2015年にも領収書の電子保管が認められる範囲が広がると2014年11月に報道されたが、その後2015年1月に「平成27年度税制改正の大綱」が閣議決定され、この議論は、領収書の電子保存容認の話にとどまらず、各企業に自己責任でのエビデンス管理を求めるものであることが明らかになった。この「自己責任でのエビデンス管理」を具体的にどのように行うべきものなのか考える際にも、本WGで検討した電子記録の証拠性確保のポイントが役立つだろう。

電子記録管理に関する現状の課題

 日本の経営環境における電子化や、経営課題としてのコーポレートガバナンスと内部統制強化が進むなかで、証拠としての記録(エビデンス)に基づいて施策を確立していくことが重要となっている。日本と欧米の間には、日本の民事訴訟では自由に提出できる伝聞証拠が米国等では原則禁止とされているなど、エビデンス規則の相違があり、日本の企業が海外で訴訟を追行する場合に、適時に証拠を揃えられないリスクや、提出証拠が却下されるリスクが生じている。事業活動について日常的・定期的に適切な方法で記録し、証明できるようにしておくことで、伝聞証拠が海外訴訟においても例外的にエビデンスと認められたり、日本の民事訴訟における信頼性を高めたりすることができる。
 電子記録管理に関する現状としては、環境変化や国際化への対応、利活用の遅れ、社内の管理部門と現業部門での記録管理に関する意識の違いといった課題がある。また、ルール、管理手法、フォルダ構成などのマネジメント面と、検索性や互換性・連携などのシステム面の両面で課題がある。

課題に対する処方箋

 これらの課題に対するマネジメント面の処方箋として、仕組み作りと業務のなかでの日常運用化、具体的には、記録管理の目的・ポリシーの定義と明確化、業務分類の整理、業務プロセスの可視化と業務処理で発生する記録の整理、記録の作成から廃棄までのライフサイクル管理が必要となる。
 非定型業務の管理には、一つの業務に関する全てのやり取りの履歴や関連情報の追跡、再現を容易に行えるケース指向管理が有効で、そのための市販ツールや実際にこの手法を用いて記録管理を行っている企業もある。また、どのような記録を何のために作るかという段階から予め電子記録を評価(アプレーザル)し、保存期間やその後の取扱い方(リテンション・スケジュール)などをメタデータとして付け、情報に沿って半自動的に管理していく手法が世界で普及している。このようにメタデータを付けて情報を保管しておくことは、業務現場でのエビデンス化としても重要であるが、日本ではあまり行われていない。電子記録のマイグレーションについても、ハードウェア、アプリケーション(長期保存フォーマット)、メタデータ、文字コード・文字フォント・数式などの互換性について国際的な議論が進んでおり、世界の動向を注視する必要がある。
 システム面の処方箋としては、紙と電子文書を共存させる環境作り、管理業務および現業業務での適切な文書管理方法の選択、PDF によるシステム間連携、既存システム基盤の有効活用が、現状の課題への処方箋となる。
 記録を単体でなく、作成時の状況や前後関係など、様々な情報とともに管理していくことが、エビデンスとしての信用性の向上や利活用につながる。また、リスクベースで記録管理を行っていこうという動きも進んでいるが、例えば欧州の「リスク評価に基づくデジタルリポジトリ監査法:DRAMBORA」(発言可能性とリスクの影響度をはかる手法・ツール)を使い、復元可能な範囲でリスク管理を検討する、といったことが有効だろう。
 電子記録の証拠性確保に関する課題に対する処方箋のポイントは、ルールに従った現場での日々の運用であり、欧米での記録管理運用のベストプラクティスのポイントもここにある。本WGで検討した内容の詳細を報告書に掲載しているので、電子記録管理の検討の参考にしていただきたい。

平成26年度電子記録応用基盤研究会 ケース指向管理ハンドブック制作WG 成果報告書
「エビデンス管理の課題と対策—コンプライアンス強化と記録の利活用に向けて—」(JIPDEC Web ページ内)

  • 2015年3月13日 第45回電子情報利活用セミナー「企業の情報セキュリティ意識と情報管理」